Tôi đã tự động hóa công việc của mình (và nó khiến tôi trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn)

Đây là điều về lãnh đạo cấp cao mà không ai cảnh báo bạn: công việc này không khó chỉ vì bất kỳ nhiệm vụ đơn lẻ nào. Thật khó vì công việc của bạn tồn tại ở 15 nơi khác nhau và bộ não của bạn là hệ thống duy nhất kết nối chúng.

Những cuộc gặp gỡ đổ máu vào nhau. Các quyết định được đưa ra theo chủ đề mà không có bạn. Ai đó đã nhắc đến tên bạn trong cuộc họp lập kế hoạch và giờ đây có một mục hành động nằm trong tài liệu mà bạn chưa từng thấy. Bạn sẽ biết về điều đó sau hai tuần khi ai đó tình cờ yêu cầu cập nhật. Vui vẻ.

Năm ngoái, nhóm của tôi suýt bỏ lỡ thời hạn đánh giá hiệu suất vì nó được công bố trên một kênh không có ai xem. Một người đã dành mười phút để tìm kiếm Slack và không tìm thấy nó. Một người khác tìm thấy ngày tháng trong một kênh ngẫu nhiên, không liên quan. Cuối cùng tôi đã đăng bài “Tôi thừa nhận rằng chúng tôi đã thất bại trong việc theo dõi trong Slack, vì vậy điều đó thuộc về tôi.” Đó là điều vẫn tiếp tục xảy ra khi bộ não của bạn là hệ thống duy nhất kết nối mọi thứ.

Tôi đã tiêu tốn quá nhiều năng lượng cho việc chuyển ngữ cảnh đến mức không còn gì để suy nghĩ, kết nối và sáng tạo mà vai trò của tôi thực sự yêu cầu (và đó là công việc tôi thực sự thích làm). Nhưng tôi đã bắt đầu sử dụng tính năng tự động hóa trong ứng dụng GitHub Copilot và nó đã thay đổi toàn bộ quy trình làm việc của tôi. Chịu đựng tôi.

Tự động hóa thực sự là gì

Ứng dụng GitHub Copilot là một ứng dụng máy tính để bàn độc lập dành cho macOS, Windows và Linux, được xây dựng để làm việc với các đại lý chứ không chỉ nói chuyện với họ. Bạn có thể chạy các phiên song song trên các kho lưu trữ, mỗi phiên trên nhánh và cây làm việc riêng. Bạn có thể xem những gì tổng đài viên đang làm trong thời gian thực thông qua canvas, là các bề mặt làm việc hai chiều nơi bạn và tổng đài viên hoạt động trên cùng một gói, thiết bị đầu cuối hoặc phiên trình duyệt. Tiến trình có thể nhìn thấy được và có thể điều khiển được, không bị chôn vùi trong lịch sử trò chuyện.

Tự động hóa là các lời nhắc được lên lịch chạy dựa trên bối cảnh công việc thực tế của bạn: lịch, email, tin nhắn, kho lưu trữ GitHub của bạn. Họ kết nối thông qua các máy chủ và tích hợp MCP, vì vậy họ có thể biết điều gì đang xảy ra ở tất cả những nơi bạn làm việc. Họ cho tôi biết điều gì thực sự cần tôi chú ý, điều này khiến tôi bỏ qua phần còn lại.

Hãy coi họ như những đặc vụ có bản tóm tắt thường trực. Bạn nói cho họ biết cần quan tâm đến điều gì, suy nghĩ như thế nào và khi nào nên hành động. Sau đó họ chỉ… làm điều đó. Mỗi ngày. Mà không có bạn nhớ để hỏi. Điều đó là tốt, bởi vì bạn sẽ không như vậy.

Cái này trông như thế nào

Tôi là giám đốc cấp cao tại GitHub. Tôi lãnh đạo quan hệ nhà phát triển. Phạm vi của tôi rộng, lịch của tôi dày đặc và bộ não của tôi hoạt động khác với hầu hết mọi người nghĩ. Tôi là AuDHD, có nghĩa là tôi giỏi nhận dạng mẫu và tập trung sâu, nhưng thực sự rất tệ trong việc ghi nhớ chủ đề mà tôi đã hứa sẽ theo dõi vào ba ngày trước.

Tôi không đặt mục tiêu xây dựng 40 thiết bị tự động hóa. Tôi tò mò về tab tự động hóa, hỏi ứng dụng xem nó có thể làm gì và nó gợi ý những điều tôi chưa từng nghĩ tới. Lần đầu tiên thiết lập một cuộc trò chuyện, tôi đã mở một cuộc trò chuyện và nói những điều như: “Xem qua tất cả các bề mặt làm việc, lịch, email, tin nhắn của tôi và tìm ra nơi tôi sẽ thả bóng, nơi tôi có thể cần trợ giúp và đề xuất các biện pháp tự động hóa hữu ích.”

Nó ngay lập tức gợi ý khoảng sáu. Những bản nháp đầu tiên không hoàn hảo và điều đó không sao cả. Bạn tinh chỉnh chúng. Bạn cho họ tiếng nói. Bạn dạy họ cách bạn suy nghĩ. Một khi tôi thấy những gì có thể, tôi tiếp tục. Bây giờ tôi có khoảng 40. (Tôi biết. Tôi biết.)

Tôi sẽ không đi qua tất cả chúng. (Không có gì.) Nhưng đây là những danh mục quan trọng nhất và một số điểm nổi bật của mỗi danh mục.

Tóm tắt buổi sáng

Mỗi ngày trước khi tôi mở bất cứ thứ gì, một số tự động hóa đã chạy. Chuẩn bị cuộc họp lấy lịch của tôi và xây dựng bối cảnh cho mỗi cuộc họp, với các định dạng khác nhau cho từng cuộc họp, đồng bộ hóa lớn và cuộc gọi bên ngoài. Khi ngồi xuống, tôi đã biết nội dung mỗi cuộc họp và những gì mình cần mang theo. Kiểm tra quyền truy cập trước cuộc họp xác minh rằng tôi thực sự có quyền truy cập vào các tài liệu và liên kết được tham chiếu trong lời mời. Không còn hiển thị và nhận ra tài liệu chương trình nghị sự đã bị khóa. Thành thật mà nói, nếu bạn chưa bao giờ trải qua sự hoảng loạn đặc biệt đó thì chắc chắn sẽ rất tuyệt. Daily Triage Digest quét GitHub, email và tin nhắn để tìm bất kỳ thứ gì mà tôi cần chú ý.

Hiệu ứng tích lũy là buổi sáng của tôi chuyển từ “điên cuồng mở 12 tab trong khi giả vờ đọc chương trình làm việc” đến “đọc vài bản tóm tắt với cà phê”. Đó là một cuộc sống khác.

Luôn cập nhật

Tôi không thể ngạc nhiên trước sự ra mắt của chính chúng tôi. Đó thực sự là công việc.

Bộ giải mã tàu tìm thấy mọi thứ GitHub vận chuyển trong 24 giờ qua và giải thích cho tôi bằng ngôn ngữ đơn giản. Đây là bối cảnh thực tế mà tôi có thể sử dụng trong các cuộc trò chuyện. Radar khởi động chạy hàng tuần và hiển thị các lần phóng sắp tới chạm vào không gian của nhóm tôi để tôi không bao giờ bị mù. Chỉ riêng hai điều này có lẽ tôi đã tiết kiệm được một giờ mỗi ngày khi lướt qua các kênh để cố gắng ghép lại những gì đã xảy ra. Tôi đã từng dành thời gian đó. Tôi không tận hưởng được giờ đó.

Kiến trúc nghề nghiệp

Đây là hạng mục làm tôi ngạc nhiên nhất. Tôi đã xây dựng các công cụ tự động hóa có tác dụng tích cực trong việc phát triển nghề nghiệp và nếu điều đó nghe có vẻ kỳ lạ, hãy ở lại với tôi.

Daily Wins Recap chạy vào mỗi buổi tối và tóm tắt những gì tôi thực sự đã đạt được. Điều này quan trọng hơn âm thanh. Chế độ mặc định của tôi là kiểm tra thứ gì đó và ngay lập tức chuyển sang việc tiếp theo. Tôi không ngồi với nó. Tôi không nhận ra nó. Tôi cứ tiếp tục đi. Rồi mùa đánh giá hiệu suất cũng đến. Tôi phải nói rõ tác động của mình và tôi hoảng sợ nhìn vào một tài liệu trống đang cố gắng ghi nhớ tám tháng làm việc.

Tính năng tự động hóa này giữ một bản ghi đang chạy nên tôi không cần phải làm vậy. Hãy coi nó như một cách thực hành lòng biết ơn được hỗ trợ bởi dữ liệu thực tế chứ không phải là một danh sách nhiệm vụ. Nó phản ánh câu hỏi “hôm nay tôi đã làm gì?” vòng xoáy tác động mạnh nhất vào những ngày bận rộn. Vào những ngày hội chứng kẻ mạo danh ồn ào, tôi cần thứ gì đó phản bác lại nó bằng sự thật. Robot tin tưởng vào tôi ngay cả khi tôi không tin. Điều đó thật kỳ lạ? Tôi không biết. Nó hoạt động.

Đội ngũ và con người

Đây là lúc tôi thực sự muốn thành thật, bởi vì tôi biết bạn có thể đang nghĩ: liệu cô ấy có đang tự động hóa các phần con người trong công việc của mình không?

Không. Và sự khác biệt đó đối với tôi quan trọng hơn bất cứ điều gì khác trong bài viết này.

Cam kết và Trình theo dõi theo dõi tìm kiếm tin nhắn của riêng tôi về những việc tôi đã nói là sẽ làm và gắn cờ những việc tôi chưa làm. Đây là một sự khiêm tốn. Và cần thiết. Bởi vì khi tôi nói với ai đó “Tôi sẽ xem xét điều này” và sau đó quên mất, đó là vấn đề về lòng tin. Việc tự động hóa bảo vệ sự tin cậy.

Những lời khen tôi viết vẫn là của tôi. Sự chú ý vẫn là của tôi. Quá trình tự động hóa chỉ đảm bảo rằng bộ não của tôi không lấy cắp nó từ những người xứng đáng.

Những tự động hóa này không thay thế kết nối. Họ kích hoạt nó. Họ trả lại cho tôi khoảng trống để thực sự xuất hiện trước mọi người. Trước hệ thống này, tôi thường tham gia vào các cuộc trò chuyện mà mất tập trung hoặc chạy theo khói, vì não tôi tràn ngập tiếng ồn khi vận hành. Bây giờ khi tôi ngồi nói chuyện riêng, tôi thực sự có mặt. Khi tôi viết lời khen tặng cho nhóm của mình, nó rất cụ thể và thực tế.

Các thiết bị tự động hóa xử lý giàn giáo. Tôi làm công việc của con người. Đó là thỏa thuận.

Bảo trì và hậu cần

Danh mục này bao gồm những thứ nhàm chán đang âm thầm ăn mòn tuần của bạn nếu bạn để nó: Dependabot PR Triage tìm và hợp nhất các bản cập nhật phụ thuộc an toàn trên các kho của tôi hàng ngày. Đã xử lý. Stale Work Finder hiển thị các yêu cầu kéo mà tôi đã mở và quên, các sự cố im lặng, cành cây bám đầy bụi. (Tất cả chúng ta đều có những thứ đó. Đừng nói dối.) Travel Logistics Tracker theo dõi các chủ đề liên quan đến hội nghị và hợp nhất công tác hậu cần thành một bản tóm tắt duy nhất. Mùa hội nghị thật hỗn loạn. Điều này giúp ích.

Quá trình tự động hóa của tôi trông như thế nào

Đây là một cái thực tế từ thiết lập của tôi, Trình tìm việc cũ, để bạn có thể thấy những lời nhắc này thực sự trông như thế nào trong thực tế:

Find all my stale work across GitHub using the gh CLI. Things that are falling through the cracks. Check for: - PRs I opened that haven't received a review in 7+ days - PRs I'm assigned to review that I haven't reviewed yet (older than 3 days) - Issues assigned to me that have had no activity in 14+ days - Draft PRs I own that have been drafts for 2+ weeks - For each item show: repo, title, link, how long it's been stale, and who's involved. Format as: 1. 🔴 Embarrassingly stale (3+ weeks) 2. 🟡 Getting dusty (1-3 weeks) 3. 🟢 Just needs a nudge (under a week)

Thế thôi. Đó là toàn bộ quá trình tự động hóa. Bạn viết lời nhắc, đặt lịch và nhân viên sẽ thay mặt bạn thực hiện việc đó. Bạn có thể nhận được chi tiết hoặc lỏng lẻo như bạn muốn. Ứng dụng sẽ điền ngữ cảnh từ các công cụ được kết nối của bạn. Nó chạy vào thứ Hai hàng tuần đối với tôi và kết quả là… luôn khiến tôi phải mở rộng tầm mắt. Nhưng tốt hơn hết là nên biết.

Phần AuDHD

Tôi chỉ nói vậy thôi: đối với tôi, tự động hóa là một công cụ hỗ trợ tiếp cận.

AuDHD có nghĩa là chức năng điều hành và trí nhớ làm việc của tôi cực kỳ không nhất quán và sự không nhất quán là phần khó giải thích nhất với mọi người. Có những ngày tôi có thể giữ được mười bảy sợi chỉ trong đầu mình. Những ngày khác tôi quên mất mình có cuộc họp trong 10 phút nữa. Không có ở giữa. Khoảng cách giữa những ngày đó từng khiến tôi sợ hãi, bởi vì nhóm của tôi xứng đáng có được sự lãnh đạo nhất quán bất kể bộ não của tôi đang làm gì vào bất kỳ ngày thứ Ba nào.

Những tự động hóa này thu hẹp khoảng cách đó. Họ làm cho tôi nhất quán. Điều đó có nghĩa là nhóm của tôi nhận được sự quan tâm như nhau cho dù chức năng điều hành của tôi có xuất hiện hôm nay hay không. Đối với tôi, đó là sự khác biệt giữa phát đạt và dần kiệt sức. Và tôi đã hoàn thành phần đốt cháy. Không có sao, sẽ không khuyến khích.

Làm thế nào để bắt đầu (thực sự)

Nếu bạn đang nghĩ đến việc xây dựng một thứ gì đó như thế này thì đây là điều tôi muốn nói: đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với điều khiến bạn cảm thấy khó chịu nhất.

Đối với tôi, đó là sự chuẩn bị cho cuộc họp. Tôi tiếp tục bước vào các cuộc họp một cách lạnh lùng vì quá trình chuẩn bị yêu cầu truy cập bốn công cụ khác nhau và tổng hợp thông tin mà tôi không có băng thông để tổng hợp. Một tính năng tự động hóa đã khắc phục điều đó. Và khi tôi cảm thấy nhẹ nhõm, tôi tiếp tục đi. Và đang đi. Và đang đi.

Tôi có thể hợp nhất một số trong số này? Có lẽ. Tôi có khoảng 40 cái và tôi chắc chắn rằng một số trong số chúng có thể được kết hợp lại. Tôi thích tính cụ thể hơn, nhưng bạn có thể dễ dàng kết hợp nhiều thứ thành một tự động hóa lớn nếu đó là phong cách của bạn hơn.

Đây là mẹo hiệu quả với tôi: mở cuộc trò chuyện trong ứng dụng GitHub Copilot và yêu cầu ứng dụng này kiểm tra bề mặt làm việc của bạn. Bạn đang thả bóng ở đâu? Các mẫu lặp đi lặp lại ở đâu? Điều gì bạn luôn muốn làm nhưng chưa bao giờ làm được? Bắt đầu ở đó.

Bản thảo đầu tiên sẽ không hoàn hảo. Điều đó ổn thôi. Bạn tinh chỉnh nó trong cuộc trò chuyện. Bạn dạy nó giọng nói của bạn, những ưu tiên của bạn, cách bạn nghĩ về “tốt”. Sau đó bạn để nó chạy.

Bắt đầu với một. Xem nó cảm thấy thế nào.

Sau đó xây dựng một cái khác. Và một cái khác. Và trước khi bạn biết điều đó, bạn đã có 40 và bạn đang viết một bài blog về nó. Dù sao.

Bức tranh lớn hơn

Tôi nghĩ chúng ta đang ở thời điểm thú vị về cách mọi người liên hệ với AI tại nơi làm việc. Cuộc trò chuyện ban đầu về AI tại nơi làm việc chủ yếu là về thế hệ. Làm cho tôi một điều. Viết cho tôi mã. Thực tế, ít nhất là đối với tôi, giống như sự gia tăng lao động vô hình. Những thứ khiến bạn kiệt sức nhưng không bao giờ xuất hiện trong kết quả đầu ra của bạn. Siêu công việc không ai thừa nhận trong các bài đánh giá hiệu suất nhưng tất cả mọi người đều bị chôn vùi trong đó.

Mọi nhà lãnh đạo mà tôi biết đều bị choáng ngợp bởi bối cảnh. Mọi chuyên gia về bệnh lý thần kinh mà tôi biết đều đang tiêu tốn rất nhiều năng lượng vào các hệ thống mà những người có kiểu hình thần kinh điều hướng mà không cần suy nghĩ tới. Tự động hóa sẽ không khắc phục được tình trạng rối loạn chức năng của tổ chức, quản lý kém hoặc khối lượng công việc không hợp lý. Nhưng họ có thể trả lại cho bạn đủ không gian trống để thực sự thực hiện công việc mà bạn đang làm ở đây.

Và thành thật mà nói? Thế là đủ rồi. Đó là rất nhiều.

Và hãy nhìn xem, đây là một sản phẩm của GitHub. Nó cũng sẽ chạy các bản cập nhật phụ thuộc của bạn, phân loại các vấn đề của bạn, quét bảo mật trên các kho lưu trữ của bạn. Quy trình làm việc của nhà phát triển chính xác là những gì bạn mong đợi. Tôi chỉ tình cờ sử dụng nó cho những phần công việc của mình mà không ai nói đến.

Thực hiện tự động hóa của riêng bạn trong ứng dụng GitHub Copilot >

Bài đăng tôi đã tự động hóa công việc của mình (và nó giúp tôi trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn) xuất hiện đầu tiên trên Blog GitHub.